Kasą fiskalną/drukarką fiskalną zwiemy przyrząd elektroniczny, rejestrujący sprzedaż detaliczną razem z należnym jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy posiada każdy sprzedawca, będący płatnikiem podatku VAT oraz zbywający swoje produkty na rzecz:
• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z działalnością gospodarczą,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zaopatrzenia zarówno prywatnie, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , które nie są płatnikami podatku VAT
Sprzedawca taki winien wykazywać swój obrót za pomocą kasy fiskalnej, jeżeli przekroczy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim zasobie posiadają alkohol albo wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, który jest na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie rejestrującej. Kasa zachowuje ich nazwę, cenę i stawkę VAT, przy pomocy specjalnego kodu (często kreskowego). Po jego sczytaniu, towar odszukiwany jest w bazie i zapisywany na taśmie. Automatycznie również zmienia się stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba produktów o produkt sczytany. Kasa fiskalna koduje pierwowzór i kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przetrzymywane przez okres pięciu lat w suchym, chłodnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Codziennie przedsiębiorca zmuszony jest do robienia na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to podsumowanie dnia i utargu z tego dnia. Raporty dzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w niezmienionym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) powinno się przetrzymywać przez pięć lat i pokazywać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolnego.
Wszystkich oględzin i reperacji, może dokonywać jedynie autoryzowany dostawca kas fiskalnych, który posiada niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w specjalnej księdze, którą również pokazuje się odpowiedniemu organowi w trakcie kontroli.
Po kupnie, kasa pracuje w trybie szkoleniowym, dlatego można bez problemu przetestować wszelkie jej funkcje, wpisać asortyment, przeszkolić siebie oraz zatrudnionych. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej działalności gospodarczej, wszelkie wpisane dane, kodowane są w pamięci kasy fiskalnej.